Как се оформя заповед за командировка в страната от ...

16.10.2020

Практически насоки за попълване на заповед за командировка в страната от собственика на фирмата за признаване на разходите

Как се оформя заповед за командировка в страната от собственика на фирмата?

Практически насоки за попълване на заповед за командировка в страната от собственика на фирмата

В своята работа при изпълняване на ежедневните си задачи на собствениците на фирми често се налага да пътуват до други населени места на територията на страната. Този престой може да е краткотраен – от рамките на няколко часа или продължителен – включващ няколко дни. Всичко зависи според спецификата на работа, възможността ангажимента да се свърши в рамките на деня, налагат ли се нощувки, има ли продължителни преговори при сключване да договори или подписване на търговски споразумения. Възможни са различни варианти.

За да може да бъдат оправдани и съответно признати тези разходи, като фирмени, собствениците трябва да съставят и попълват заповеди за командировка и да изписват така наречените командировъчни разходи.

Тъй като момента с коректното попълване на заповед и отчет за командировка от собствениците на фирми е важен в следващите редове ще посочим практически как следва да го правят. 

Заповедта за командировка в страната изглежда по следния начин:

- Първа част:

Втора част:

– в разгърната форма са показани четирите страници на формуляра.

ПЪРВА СТРАНИЦА - съдържа обща информация.

№ и дата на командировката

Трите имена и длъжност на командированото лице – собствениците на фирми, когато се командироват сами записват своите имена и длъжността – управител

До къде е командировката и срока – задължително се записва мястото, където е командировано лицето (Варна, София и т.н.) Възможно е командировката да включва повече от едно място, особено ако е продължителна. В такъв случай населените места се отделят един от друг с тире или наклонена черта.

Задача – задължително се пише с няколко думи какво трябва да свърши командированото лице. Не е нужно текста да е дълъг, но трябва да е ясен и конкретен (бизнес преговори, срещи с клиенти, подписване на договор).

В заповедта за командировка се посочват и разходите, на които има право лицето:

1.    Дневни пари по ....... Собствениците на фирми имат право да изписват двойни в двоен размер от тези, които са определени с нормативен акт. Закона определя 20 лв. на ден, когато лицето остава с нощувка или отсъства през по-голямата част от деня от населеното място. Следователно при спазване на правилото на собствениците на фирми им се полагат и признават до 40,00 лв. дневни за всеки ден от командировката.

2.    Квартирни пари по .......

Тук трябва да се посочи максималната сума за нощувки, която се полага на командированото лице. Възможно е собственика да попълни определена  сума за нощувки още преди своето пътуване, ако знае къде ще отседне и каква е цената. Дори да заплати по-малко за нощувка, то ще му се признае това, което е заплатил  на базата на представените документи.

Тук е препоръчително собственикът първо да вземе фактурата за нощувките и след това да отбележи в тази част на заповедта за командировка стойността на една нощувка.

Пример: Собственик на фирма, който се  е командировал, нощува в хотел и заплаща за 3 нощувки 150 лв. След получаването на фактурата той попълва в заповедта за командировка преди да я предаде в счетоводството Квартирни пари - по 50 лв. на нощ.

Пътуването да се извърши с:

Тук задължително се посочва вида транспорт –  фирмен, обществен или личен.

Фирмен транспорт – ако фирмата разполага със служебен автомобил, който се използва при командировки на собственика тук трябва да се съставят пътни листи по обичайния ред и разхода да се признава на база утвърдената разходна норма за съответния автомобил.

Обществен транспорт - тук собственика трябва да има предвид и старателно да събира и пази всички билети от пътните превозни средства, с които пътува – влак, метро, плавателен съд, автобус. Тези билети се описват и прикачат после към заповедта за командировка. Те трябва да съответстват на датите, които са посочени в заповедта за командировка, за да се признае разхода.

Личен транспорт – обикновено се използва автомобил и се записва Лично МПС.

В случай, че се ползва лично МПС трябва да се попълнят следващите редове. Освен вид на моторното превозно средство, марка, регистрационен номер, вид гориво, тук се посочва и минимален разход на 100 км.

Обикновено собствениците пропускат този момент с посочването на разходната норма, но той е изключително важен. При отчитането на разхода за гориво за пътуване с лично моторно превозно средство, съгласно нормативните разпоредби и ако няма изрично представен документ за замерване на разхода на гориво на автомобила, горивото се признава по показателите за разход за нов автомобил.

Обикновено като разберат това много собственици на фирми започват да се оплакват и да обясняват, че колата е стара, че гори много повече. Това несъмнено е така. Затова върху командировъчното в графата разход следва да бъде посочен разхода на 100 км. от самия собственик. Когато под него се постави подпис и печат на фирмата се приема, че той е утвърден и оттук нататък горивото ще се изписва по посочената разходна норма.

ВТОРА СТРАНИЦА

Съдържа таблица с редове, на които се пише кога лицето е пристигнало в дадено населено място и кога е отпътувало като дати. Хубаво е в тези полета освен подпис и дата, да фигурират и печати от съответните институции – фирми, в които е бил на срещи собственика, от хотели в които е отсядал. Това придава по-голяма тежест и достоверност при проверка и е доказателство, че реално лицето е било командировано за дейности свързани с работата на фирмата, а не на почивка. Тоест, че командировката не прикрива лични разходи.

ТРЕТА СТРАНИЦА

Доклад за извършената работа

Тук лицето следва да напише няколко думи за това какво е свършило. Това е свободен текст, но си има определена форма и изисквания, които трябва да се спазят. Много собственици намират за ненужно да пишат сами на себе си доклад. Но това е задължителен реквизит, който се изисква и трябва да го има в заповедта за командировка.

ЧЕТВЪРТА СТРАНИЦА

Сметка на полагащите се пътни дневни и квартирни пари.

Тук трябва да се опишат действително направените разходи.

Пътни пари

Ако е използван фирмен транспорт – не се попълва нищо. Служебния транспорт се отчита към пътните листи и разход на автомобила на фирмата.

Ако е използван обществен транспорт тук се описват дати на пътуване и се прилагат всички билети. Ако има повече билети и мястото не стига може да се използва допълнителна справка за прегледност.

Ако е ползвано лично МПС се описват датите на пътуване, изминатите километри и най - отдолу се сумират изминатите километри. След това по определената и утвърдена на първа страница на Заповедта за командировка разходна норма се изписва разхода на гориво.

Квартирни пари – посочва се стойността на заплатените нощувки от приложените към командировъчното документи.

Дневни пари – посочва се размера на полагащите се дневни. За собственици и управители на фирмите се полагат по 40 лева на ден.

Накрая се записва общата сума за полагащите се пътни, дневни и квартирни пари и собственика се подписва  на двете места – като командировано лице съставящо отчета и като ръководител, който утвърждава разхода.

Коректното отчитане и попълването на заповедта за командировка е важен момент, за да бъде признат и отчетен достоверно този вид разход. Счетоводна кантора КОНТАБИЛ осигурява на своите клиенти най-високо обслужване и съдействие, за да бъдат изготвени нормативните документи по законния ред.