Признаване на командировките на собствениците на фирми

28.09.2020

Признаване на разходите за командировка в страната и чужбина на собствениците на фирми – пътни, дневни и квартирни

Икономическата обстановка и осъществяването на дейността налагат собствениците на фирми да извършват  чести пътувания. Част от тях освен в рамките на населеното място са свързани с посещения на други градове, държави, водене на преговори с клиенти и доставчици, сключване на търговски споразумения и подписване на договори. Тези неща са част от дейността на фирмата, и като такива за тези пътувания собствениците имат право да начисляват съответните разходи.

По същество  това означава собственика на фирмата да бъде командирован до въпросната дестинация, за да извърши гореописаните дейности.

Когато става дума за управители на фирми – ЕООД или ЕТ, и за изписването на техните командировки, органите по приходите често се стремят да изяснят въпроса – дали тези разходи наистина са свързани с дейността на фирмата. Възможно ли е по време на тези пътувания, представляващия на фирмата да е отишъл на почивка или екскурзия, и да е изписал разходите като фирмени. Подобни действия представляват отклонения от данъчното облагане и същевременно са наказуеми.

Затова разбира се има основания. Тъй като собствениците на фирми, изхождат от правилото, че трябва да разполагат както намерят за добре със своите средства, те правят разходи, които не винаги са свързани с тяхната дейност, и които не биха били признати при една данъчна проверка. Отчитането на командировките е един от тези спорни моменти, за които представляващите фирмата трябва да внимават особено много. Дори когато те са предприели пътувания с цел сключване на договори, бизнес преговори и т.н., те трябва да знаят, че имат задължението да се погрижат документално всичко да бъде оформено по такъв начин, че да не буди съмнения  относно правомерността на направените разходи.

Без значение дали собствениците на фирмата ще се командироват в страната и чужбина, то към документите съпровождащи отчитането и доказването на въпросното пътуване има определени изисквания, които ще посочим в следващите редове. Разясняването на тази процедура цели да подпомогне собствениците на фирми.

1. Командироването се извършва с издаването на заповед за командировка – Тя се подписва от управителя на фирмата – при ЕООД или ЕТ, това обикновено е самият едноличен собственик. В заповедта за командировка се попълват трите имена на командирования, неговата длъжност, място до където е команидирован, възложената му задача.

2. В заповедта за командировка се посочват допустимите  разходи за пътни, дневни и квартирни пари, които се полагат на лицето. Те следва да съобразени с действащите нормативни актове и да не са прекалено завишени, тъй като могат да събудят подозрението на проверяващите.

3. В заповедта за командировка се посочват транспортните средства, с които ще се извърши пътуването – обществен транспорт, личен или служебен автомобил, самолет или кораб, ако пътуването е до друга държава. Тук е важно да се знае следното:

- размерът на дневните пари е определен в наредбите за командировките в страната и в чужбина. За България се полагат по 20 лв. на ден, на лице, което отсъства от населеното място повече от 12 часа. За командировките в чужбина се плащат командировъчни по таблица в приложение към наредбата. Обикновено за командировки в страните от Европейския съюз командировъчните са определени в размер на 35 евро на ден.

На собственици, представляващи фирми, законът дава право да се изплатят дневни пари в двоен размер.

- при пътуването с лични или служебни моторни превозни средства разхода се признава на база най-икономичния разход за гориво на съответния автомобил, взет от сервизната и/или техническата книжка. Възможно е за служебните автомобили да се признават и по-високи разходни норми за гориво от тези в сервизната книжка. Това става, обикновено, ако на служебния автомобил е направено замерване в специализирана лаборатория, която е издала съответен сертификат и становище, какъв е реалния разход на въпросното МПС. Това обаче е прекалено скъпа процедура, която обикновено собствениците на фирми не прилагат. За тях е по-лесно разхода на автомобила – личен и служебен да се взема от техническите характеристики, които са публикувани в специализиран справочник или в документацията на автомобила.

- при пътуването със самолет или кораб следва да се използва икономична класа. Това означава, че ако собственик на фирма реши да пътува на борда на луксозен круизен кораб, като пасажер най-висока категория, то този разход няма да му бъде признат, като част от разходите за командировка.

- квартирните пари се отчитат до размера, който е определен в заповедта за командировка. Ако там е записан разход за квартирни пари до 50 лв. на нощувка, то дори и собственикът на фирмата да предпочете по-скъпо място за престой, ще му се признаят само тези разходи.

4. Заповедта за командировка (командировъчното), която се представя обикновено следва да носи върху себе си печат на мястото, където е отседнал собственика, за да проведе съответните преговори или на фирмата, в която е отишъл. Този досаден и неприятен момент за собствениците на фирми всъщност е важна формалност, която служи за документиране и доказване на разхода.

5. След приключването на командировката командировъчното лице следва да предостави доклад за извършената работа, да попълни прилежащия към заповедта финансов отчет и по този начин да отчете направения разход. Обикновено при собствениците на фирми ЕТ или ЕООД това се свързва с представянето на заповедта за командировка в счетоводството, заедно с всички прилежащи документи. Самият доклад обикновено е кратък – в свободен текст и съобщава за извършеното действие. След като опише това, което е свършил, собственикът на фирмата следва да се подпише.

6. Много важен момент, на който собствениците на фирми често не обръщат достатъчно внимание е събирането и прилагането към заповедта за командировка на всички разходни документи. Такива са:

- билети от обществен транспорт – автобус, влак, метро;

- фактури за гориво за ползвания лек автомобил, документи за платени винетни такси,  паркинг и т.н.

- самолетни билети;

- фактури за нощувки.

Всички тези документи следва да бъдат събрани и грижливо описани и приложени към заповедта за командировка.

Командироването на собственика на фирмата е едно често срещано събитие в съвременния стопански живот. И макар самата процедура на моменти да изглежда твърде сложна за представителите на малкия бизнес, то те трябва да имат предвид, че всъщност реда и начина на отчитане на тези разходи цели да предпази тях самите от грешки и санкции, които биха възникнали, ако проверяващите установят, че разходи за лично потребление на собственика, които нямат нищо общо с предмета и дейността на фирмата, са отчетени като такива пряко свързани със същата. Проблемите, които могат да възникнат са от различно естество, като неправилно намаляване на облагаемата печалба, неправомерно ползване на данъчен кредит и т.н.

Счетоводна кантора Контабил е винаги насреща, за да предложи най-добрите решения на своите клиенти при отчитането на техните служебни командировки в страната и чужбина.