Признаване на разходи за служебни автомобили от ...

20.09.2019

Какви са условията за признаване на разходи за автомобилите на фирмата и какви са разходните норми на горива и смазочни материали?

Данъчно третиране на служебни автомобили ползвани за лични цели. Данък върху разходите в натура, или данък „Уикенд“.

По данни на НАП още през 2015 г. в България автомобилите имащи право на данъчен кредит са достигнали сумата 190 милиона лева, а общата данъчна основа включваща разходите за поддръжка и гориво на автомобилите  за периода 2013 – 2015 г. е около 920 милиона лева.

Последица от прилагането на данъка върху разходите в натура е, че ще се облагат частично вещи, които са фирмена собственост, ако се ползват за лични нужди. Тази част от разходите, които са за служебни нужди представляват разходи, за които фирмата може да ползва данъчен кредит по ЗДДС. За разходите, които са за лични нужди, фирмите имат задължението на начисляват ДДС – при покупката на активите и при тяхното използване.

Разходите облагани с Данък върху разходите в натура са определени в член 204 от ЗКПО и това са документално обоснованите разходи за :

                1. представителни разходи, свързани с дейността ;

                2. социални разходи предоставени на работници и служители и лица, наети по договор за управление и контрол (ДУК);

                3. разходите свързани с експлоатация на превозни средства, когато с тях се извършва управленска дейност.

В член 215а от ЗКПО се определя начина за разделяне на разходите при ползване на служебните автомобили, когато с превозното средство се извършва едновременно дейност по занятие и управленска дейност,  като са посочени два варианта:

Общият размер на всички разходи на превозното средство се умножава по съотношението между изминатите километри за лично ползване и всичко изминатите километри за периода от отделното превозно средство.

Възможно е да се прилага съотношението между времето, през което определено превозно средство е ползвано за лични нужди и общото време на ползването му.
Общият размер на разходите за определеното превозно средство се умножава по 50 на сто т.е. разходите да се поделят на две, за лични и за служебни нужди.
Както е видно законодателят изисква прецизно разпределение, но в точка 2 е дал възможност за по-свободно и не така трудоемко разпределяне на разходите, което и ние препоръчваме за по-малките фирми.

В член 216 от ЗКПО е определена данъчната ставка върху разходите по член 204, която е 10 на сто, а в следващия член 217 е определено, че данъкът върху разходите се внася до 31 март на следващата година.

Ако автомобилът се използва само за служебни цели, разходите не се облага с данък по член 216 от ЗКПО.

В параграф 1, точка 83 от Допълнителните разпоредби на ЗКПО е постановено, че не са разходи в натура разходите свързани с използването на лични, наети и предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване, когато за използването им се дължи възнаграждение. Това са случаите, когато дадено лице, работещо във фирмата ползва актив на фирмата за лични нужди за което заплаща наем.

Често срещан е примера, в който ръководителя, или работниците пътуват със служебен автомобил от дома си до местоработата и обратно. Също и когато автомобилът се ползва в почивните дни и в неработно време. Според ЗКПО няма нужда от доказване на процента за лично ползване, ако е избран и обявен метода 50:50 за автомобилите. Данъчната основа включва всички счетоводни разходи  като винетки, ремонти, данъчни амортизации на автомобила, разходи за шофьора, когато има такъв, такса паркинг, автомивка. Данъкът от 10% и се дължи на годишна база, декларира се в Годишната данъчна декларация (ГДД). Този данък, както и дължимия ДДС, ако има такъв, е данъчно признат разход.

Как можем да ползваме личен автомобил за нуждите на фирмата ? Договор за наем.

По официални данни на Националния статистически институт близо 80 % от Брутния вътрешен продукт на страната се реализира от микро, малки и средно големи фирми. Естествено възниква ситуацията при която за фирмени цели трябва да се ползва личен автомобил. Дейността на фирмата не може да протича нормално, ако не се ползва автомобил и не би било разумно да се закупува отделен автомобил, което си е един сериозен разход за прохождащата малка фирма.

В преобладаващите случаи в малките фирми дори няма назначени други лица, а единственото работещо лице е собственикът на фирмата, който обикновено е самоосигуряващо се лице.

В член 33, ал.1 на ЗКПО е казано, че за данъчни цели се признават разходите  за пътуване и престой на физически лица само когато пътуването и престоят са извършени във връзка с дейността на данъчно задълженото лице. Такива физически лица трябва да са в трудово правни взаимоотношения с данъчно задълженото лице, или да са наети от него по извънтрудови правоотношения, включително като управители, членове на управителни и контролни органи.

Ще обърнем внимание на възможностите за осигуряване на управителя :

*Осигуряване по Договор за управление и контрол (ДУК):

Договорът за управление и контрол (ДУК) е приравнен на трудовия договор за целите на осигуряването, а за получаваното възнаграждение те трябва да се осигуряват за всички осигурителни рискове – „Пенсии“, „Общо заболяване и майчинство“ „Трудова злополука и професионална болест“ и „Безработица“.

Минималният осигурителен доход върху който се начисляват осигуровките е определен с минималния осигурителен праг по икономически дейности и квалификационни групи на Приложение №1 към Закона за бюджета на ДОО. Управителите попадат в колона 1 – Ръководители.

Осигурителната тежест за всички осигурителни рискове се разпределя между Управителя и дружеството (фирмата)

**Осигуряване като самоосигуряващо се лице.

Допустимо е Договорът за управление и контрол да бъде сключен без да се определя възнаграждение. В този случай управителят отново е длъжен да се осигурява, но за своя сметка. За всяка промяна на обстоятелствата по ДУК – прекратяване, прекъсване, възобновяване, в 7 дневен срок се подава декларация до Териториалното поделение на НАП.

Управителят следва да се осигурява за социалния риск „Инвалидност поради общо заболяване, старост и смърт“. По свое желание управителят може да се осигурява и за „Общо заболяване и майчинство“, което му дава право да ползва обезщетения и парични помощи от Държавното обществено осигуряване.

Минималният осигурителен доход за самоосигуряващо се лице за 2019 г. е 560 лв. Фирмата няма задължение да начислява и внася осигуровки, а управителя в края на годината подава годишна данъчна декларация по член 50 от ЗДДФЛ за изравняване на осигурителните вноски на база на реално получените доходи през годината.

Съществува практика на предоставяне на личния автомобил на фирмата безвъзмездно. За тази цел между собственика на фирмата като физическо лице и притежател на автомобила и фирмата, като юридическо лице може да се сключи „договор за заем за послужване“.  При тоя договор заемодателя (собственик на фирмата и на автомобила) предоставя вещта (автомобила) на заемателя (фирмата) за определен период от време, през който заемателя да си послужи с нея безвъзмездно с единственото задължение да я върне на заемодателя в изправен вид – член 243 от ЗЗД. Именно безвъзмездното предоставяне на вещта различава договорът за заем за послужване от договора за наем.

Проблемът в този случай е, че член 16,ал.2, точка 2 от ЗКПО  третира това като отклонение от данъчно облагане. Сделки, сключени между свързани, или несвързани лица, които водят до отклонение от данъчно облагане се облагат като за данъчна основа се приема тази, която би се получила при извършване на обичайна сделка при пазарни цени, които не водят до отклонение от данъчно облагане.

За да се избегне тая неприятна ситуация, при която можете да бъдете обвинени в отклонение от данъчно облагане е препоръчително да се сключи договор за наем на автомобила. Това става възможно по простата причина, че вие се явявате едновременно собственик на фирмата и на автомобила, а фирмата е отделно юридическо лице. Между тия две лица няма пречки да се сключват договори, в това число и договор за наем.

Всеки договор за наем е възмезден и цената, на която автомобила ще бъде нает трябва да отговаря на съответната пазарна цена, а не да е символична. Защо?

Защото като наемодател на автомобила вие ще получавате наем по договора, което представлява за вас доход и той подлежи на данъчно облагане. Фирмата пък плащайки наема реализира разход, който намалява печалбата за облагане.

Така ще стане възможно да се отчитат и признават данъчно всички разходи по експлоатацията на автомобила – гориво и смазочни материали, винетки, застраховки, ремонти, паркинг, автомобилна козметика и други, като е необходимо да бъде документално доказано, че тези разходи са направени при използването на автомобила именно за осъществяване дейността на фирмата. Както и при големите фирми не може да бъде избегнато съставянето на пътни листове, или воденето на пътна книжка. Самото закупуване на гориво, доказано с фискален бон и фактура не е достатъчно разходът за гориво да бъде данъчно признат. Както споменахме по-горе, документалната обоснованост е изискване на Счетоводен  стандарт №2 и член 10, ал.1 от Закона за счетоводството. Ако се констатира, че изискванията за документална обоснованост не са спазени, то тези разходи увеличават финансовия резултат при данъчното му преобразуване на основание член 26, ал.2 от ЗКПО.

 

Особености при ползване на личния автомобил за командировка.

Данъчното третиране на направените разходи за експлоатация на автомобила по описания по-горе ред не се прилага, когато се отчитат разходи за командировки в т.ч. и пътни разходи, които попадат в хипотезата на член 33 от ЗКПО.

Разходите направени при ползване на личния ви автомобил за командировка се признават, ако е спазен принципа за документална обоснованост и има доказателство, че командировката е свързана изцяло с осъществяваната дейност на фирмата.

За целта трябва да има надлежно издадена Заповед за командировка съгласно изискванията на член 13 от Наредбата за командировките в страната . В заповедта за командировка задължително освен всички задължителни атрибути трябва да бъде указано, че командированият ще ползва своя личен автомобил, каква е минималната му разходна норма по технически паспорт, марка и модел на автомобила, вид гориво и цена, както и да бъде указан маршрута и разстоянието в километри.

Направените разходи за пътуване и престой на физическите лица се признават само ако :

• Физическите лица имат трудов договор с фирмата или
• Физическите лица са наети по извън трудови правоотношение, което включва управители и членове на контролни органи на фирмата.
  Дори при вариант, когато между управителя и фирмата е сключен договор за управление, в който не е упоменато някакво възнаграждение, се приема, че той е самоосигуряващо се лице, а това му дава право на командировъчни разходи или
• При всяка командировка се оформя граждански договор с физическото лице,  в който е упомената извършваната работа, възнаграждението за нея, срок на извършване или
• Има сключен договор за участие в работата на фирмата с личен труд за реализиране на нейната дейност, което е тип граждански договор съгласно Становище на НАП № 2-352/25.04.2016 г.; № 07-00-213.

Накратко, когато управителят е и собственик на фирмата, то направените от него разходи за командировка ще бъдат данъчно признати, ако :

•   Пътуването и престоят са извършени  във връзка с дейността на фирмата.
•   Налице е писмен договор за управление и контрол между управителя и  фирмата.
•   Налице е документална обоснованост на разходите за командировка по смисъла на член 10 от ЗКПО.

 
Приетата през 1989 г. Наредба № 3 за разходните норми на горивата и смазочните материали на автомобилите вършеше добра работа на счетоводители, транспортни ръководители и финансови ревизори. Принципно тя би могла да бъде полезна и днес, защото залегналите в нея методи за прецизиране на разходните норми са валидни и сега. Вероятно по тая причина и днес тя служи за отправна точка при определяне на счетоводната политика на фирмите.

Проблемът първо се появи в приложения към нея списък на всички автомобили, експлоатирани в страната и техните основни разходни норми. Изброените в него автомобили биха представлявали интерес предимно на колекционери на антики, но вече няма как да се актуализира на практика.

Още преди България да бъде приета в Европейския съюз, Правителството подписа редица европейски спогодби. Една от тях беше ратифицираната със закон от Република България. Това е „Спогодба за приемане на еднаквите технически предписания на колесните транспортни средства, оборудване и части, които могат да бъдат монтирани и/или използвани на моторните колесни средства, и на условия за взаимно признаване на одобрения, издавани на основата на тези предписания“ (Държавен вестник брой 1 от 2000 г.). В европейските техническите спецификации на автомобилите се посочват само две норми – минимална разходна норма и средна разходна норма. Този факт не стана широко известен, но е добре да се знае, че има писмено тълкувание на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“, според което Спогодбата е валидна още от 21.01.2001 г. От тази дата могат да се прилагат нормите заложени в техническата документация на автомобила издадени от фирмата производител.