Отчетна форма за явяване на работа и график за ...

29.09.2020

Отчетна форма за явяване на работа и график за работното време – полезно за фирмите, в които има работещи на смени

 

Работното време е онзи отрязък през време, в което наетият по трудово или служебно правоотношение работник или служител, следва да прекара на работното място и да извърши всички онези действия, за които е нает, и които водят до заплащане на труда му. Във всеки трудов договор един от най-важните елементи е посочването на работно време и режим на работа – едносменен, двусменен, сумирано изчисляване на работното време и т.н. Това въпреки че изглежда чиста формалност за работодателите в действителност не е. Причината е, че когато се стигне до проверки от Инспекцията по труда, а в някои случаи до юридически спорове между  работници и служители, то работното време и неговото отчитане често се превръща в обект на спорове. Документалното регламентиране на работното време, начина на полагане на труд, отсъствия и присъствия трябва да е налично във всяка една фирма. Макар самите работодатели да смятат това за излишна документация, то нейното наличие им гарантира определена защита.

Документално отчитането и доказването на работното време положено по график се извършва чрез така наречената отчетна форма 76, която отчита явяването / неявяването на работа на работника или служителя. Въпреки, че тя е незадължителен елемент, то тя е препоръчително да я има и да се съставя в края на месеца. Тъй като в нея се отразяват присъствията и отсъствията на работника – дните прекарани на работа, дните в платен и/или неплатен отпуск, дните болнични, тази форма представлява още един инструмент, който улеснява изготвянето на ведомостите за заплати.

При попълването на отчетната форма за явяване / неявяване на работа в нея се използват определени означения.

За работните дни обикновено се нанася броя часове, които трябва да отработи работника на ден. Но е възможно в нея да се запише и само Р – работен ден или пък индекс 1 или 2 – което означава, че работникът работи първа или втора смяна, при утвърден стандарт на работното време.

За другите неприсъствени дни се използват обикновено следните индекси:

   О – за дните в платен годишен отпуск

НО – за дните в неплатен годишен отпуск

   Б – за дните в болничен престой

Почивните и празнични дни обикновено се маркират в сиво на съответните дати или се запълват с химикал, което показва, че са неработни дни. Някои могат да добавят в тези клетки и Н – неработен ден.

Като цяло това вече е въпрос на организация на работодателя или упълномощеното от него лице, което съставя и попълва тази отчетна форма. Важно е да се вземе под внимание следното – в долната част на всяка отчетна форма 76 трябва да има пояснение, което показва всяка буква и цифров индекс какво означава.

Отчетна форма 76 може да се попълни на ръка, или да се изготви на компютър. Ако работодателят е избрал да я съставя, той трябва да има предвид, че тази форма следва да се подпише и подпечата от него. Това макар и отстрани да изглежда като остаряла формалност всъщност е много полезно.

Отчетната форма 76  не бива да се бърка с графика за работното време. Това е една от грешките, който допускат много работодатели. Често те смятат, че след като формата за отчитане на работното време не е задължителен документ, не бива да съставят графици за работното време. Това е много сериозен пропуск и нарушение, тъй като по своята същност графика на работното време е тясно свързан с условията на трудовия договор и процес.

В графика за работното време задължително следва да се посочват отсъствия, присъствия и сменните режими на работа. Ако е една смяна в графика за работното време се записва цифрата 1, а най-отдолу се посочва, че работното време е от интервала примерно от 9 до 18. В графика следва да се добавят и регламентираните почивки. Ако има междинни смени с различна продължителност то се отбелязва и това. В края на графика се записват часовете, които следва да отработи работника през месеца.

Графикът за работното време следва да бъде наличен във всяко помещение, сграда или структура, където има работници или служители. Няма значение дали става дума за офис, магазин, цех. Този график се съхранява от прекия отговорник и при проверка от Инспекцията по труда следва да се извади и представи. Графика се изготвя в началото на всеки месец. Когато настъпят определени промени в него – отсъствия на работници или служители поради ползване на платен или неплатен отпуск, заболяване или други причини, той се коригира чрез отбелязване на промените върху него. Обикновено тази корекция се извършва с химикал и коректор.  А в края на месеца, след приключването му за да има прегледност графика се отпечатва наново с промените или се преписва. Но първоначалния формуляр, върху който са отразени поправките следва да се съхрани и да е наличен, тъй като той доказва извършените промени.

Графикът за работното време е едно от първите неща, които искат при проверка служителите от инспекцията по труда. На него също така държат изключително много и служителите от Агенцията по заетостта, когато идват да проверяват наети от работодателя работници или служители по определени програми и проекти.

Казано простичко – работодателите могат да си позволят да не попълват отчетна форма 76 за явяване/неявяване на работа, но не могат да допуснат липсата на график за работното време. Отсъствието на такъв ги прави уязвими. Дори при проверка инспекторите от Инспекцията на труда да дадат само предписания за липса на графика, то работодателя трябва да има предвид, че при възникване на правен спор между тях и работника, липсата на такъв график може да им коства много и те дори да загубят делото, ако предмет на спора е законосъобразността и начина, по който се полага труд в предприятието.

Ако искате вашите графици, отчитащи работното време на служителите да бъдат изготвени в съответствие с нормативните изисквания, и да не допускате пропуски, които могат да ви донесат нежелани санкции или загуби, може да се обърнете към нас – счетоводна кантора „Контабил“.