Практически съвети за попълване на пътен лист и ...

26.10.2020

Как се попълват пътните листи и отчетът за разход на гориво за да бъде данъчно признат разходът на гориво за превозните средства на собствениците на фирми?

При осъществяването на своята дейност, фирмите освен транспорт осигуряван от различни обществени структури, куриерски и логистични фирми, често използват собствени превозни средства. Някои от тях са пряко свързани с дейността на предприятието и чрез тях тя се осъществява. Такива например могат да бъдат камионите, с които фирма за транспорт предлага услуги на своите клиенти свързани с доставката и транспортиране на стоки. Други като леки автомобили, бусове и т.н., могат да се използват, както при превоз на работници от един до друг обект, така и за превоз на материали, суровини, извършване на служебни пътувания и други.

Превозните средства, които използват фирмите могат да бъдат както собствени – закупени с лични средства, така и наети. Без значение дали фирмата притежава или ползва даден камион, автомобил, бус и т.н., тя има право да отчита горивото като разход. В същото време за признаването на разхода на гориво, предприятието трябва да попълни стриктно нужните документи, които не будят съмнения за злоупотреби или за използването на автомобилите за лични цели.

Документите, с които се признава и отчита разхода на гориво на една фирма, са пътен лист и отчет за разход на гориво. Двата са неделими един от друг и трябва да съществуват и да се подават всеки месец, заедно с фактурите за закупено гориво.

За собствениците на фирми в България – особено за преобладаващата част от малките еднолични търговци или еднолични дружества с ограничена отговорност, искането за попълването на тези документи изглежда като излишна бюрокрация. Но тъй като за се признава коректно разходваното гориво и да се признае при бъдеще проверка от органите на приходната администрация, като наистина извършен разход, то те се налага  да ги попълват.

В следващите няколко редове ще дадем практически съвети и насоки, които да подпомогнат собствениците на фирми (които в повечето случаи са и ползватели / шофьори) при съставянето им.

 Пътен лист

Пътният лист е първия документ, който трябва да се състави. Той показва, къде и на кои дати е пътувал съответния автомобил, какви километри са изминати. Дава също така информация за вида гориво, каква разходна норма е определена от собственика / ръководителя на предприятието, кой е шофьора на моторното превозно средство. В края на пътния лист има подпис на лицето управляващо автомобила, с който той потвърждава че собственоръчно е попълнило цифрите и че те съответстват на действителните показания.

Важно: В началото на пътния лист, водачите на моторните превозни средства винаги записват началния километраж. Обикновено тук стойността е от последната дата на предходния месец. Например, ако през месец Септември на 30.09.2020 крайният километраж е 120 000 километра, то същата стойност следва да бъде записана като начална в пътния лист на 01.10.2020.

Ако един автомобил – особено лек се използва от собственика и за лични цели, тогава в пътния лист следва да се пишат само изминатите километри, които са свързани с фирмената дейност. В този случай, дори да има разминаване между крайните километри на дата последна дата на изминалия месец и датата на текущия, това не е съществен проблем. Важно е на датите, в които автомобила не се използва за фирмени цели да се изписва разход на гориво за същия.

Пример. Собственик на фирма ползва лекия си автомобил за лични и за фирмени цели. На 30.09.2020 показанията на километража са 120 000 км. Но следващата седмица собственика използва автомобила за да отиде на почивка. След завръщането си на дата 08.10.2020 той го използва отново за фирмени цели и записва километражна дата 08 – 121 000 км.  За периода от 01.10.2020 до 07.10.2020 собственикът не следва да отчита като разход взетите фактури за гориво. Ако го направи и се разбере по някаква причина, че на въпросните дати той е бил ваканция, то това може да доведе до непризнаване на разходите.

Има различни форми на пътни листи – напечатани от кочан, под формата на така наречена пътна книжка или във вида, който ви представяме по-долу. Пътният лист има определени задължителни реквизити, които изброихме по-горе, и които трябва да фигурират в него. Оттам нататък неговото визуално представяне и оформяне и по избор на собственика.

Образеца на пътен лист, който ние от КОНТАБИЛ сме разработили за своите клиенти съдържа съответните нормативно изискуеми полета, и също така позволя гъвкавост и удобство на лесно попълване, добавяне на нови редове, и разбира се проверка и нанасяне на съответните корекции, когато това е необходимо.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ПРИМЕРЕН ОБРАЗЕЦ НА ПЪТЕН ЛИСТ

Ето образец на пътен лист.

Отчет за разход на гориво

Пътният лист е само първия необходим документ. Информацията от него впоследствие се пренася в Отчет за разход на гориво и след нужните изчисления, то се изписва признатия разход на фирмата. Примерен образец на Отчета за разход на гориво може да видите в публикуваната по-долу форма.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2  - ПРИМЕРЕН ОБРАЗЕЦ НА ОТЧЕТ ЗА РАЗХОД НА ГОРИВО

 

Ето образец на отчет за разход на гориво.

В най-горната лява част на отчета за гориво се посочва разходната норма за съответното превозно средства за лято или за зима. В посочения формуляр е дадена разходна норма за смесено гориво за двата сезона. Смесено гориво, означава, че фирмата е избрала без значение колко километри изминава автомобила извън града или в града да използва показателя за смесен разход на гориво на съответния автомобил. Всяко моторно превозно средство има такива показатели.

Много от собствениците на фирми решават да отчитат отделно разходната норма за съответния сезон – лято или зима за движение в и извън населеното място. Този вариант също е правилен, като разликата в разхода на гориво между него и избора на разходна норма за смесено гориво е почти незабележима.

Без значение какво ще изберат като вариант собствениците на фирми следва да попълват отчета според изискванията.

 В горната дясна част на отчета на гориво се посочват:

• Името на фирмата;
• Вида на превозното средство, неговия регистрационен номер, вид гориво;
• Шофьор обслужващ моторното превозно средство;
• Начален километраж;
• Наличност на  гориво в резервоара;
• Стойност на горивото.

Стойностите за начален километраж, налично гориво и стойност  за текущия месец се вземат от остатъчните количества и крайни показания на отчета за разхода за гориво за предходния месец.

Пример. В края на месец Септември фирма АБВ ЕООД има остатък в резервоара 20,500 литра, на стойност 45,00 лв. Показанията на километража показват 125 000 км. Тези стойности следва да бъдат пренесени и записани като начални в дясната част на Отчета за разход на гориво за месец Октомври.

 

Същинската част на Отчета за разход на гориво се състои от две големи колони

ПРИХОД НА ГОРИВО и РАЗХОД НА ГОРИВО

В ПРИХОД НА ГОРИВО се записват:

• Номер и дата на фактурата за заредено гориво;
• Доставчик на горивото;
• Зареденото количество в литри – обикновено се записва горивото до третия знак след десетичната запетая . Пример 12,528 литра. Тези стойности се вземат от фактурите за гориво, издадени от доставчика.
• Стойност на горивото без ДДС – това се отнася само за фирмите, които са регистрирани по ДДС. Те вземат стойността на горивото без начисления данък. Ако имате фирма, която не е регистрирана по ДДС, но съставя отчет за гориво, то при нея се взема цялата стойност посочена в обща сума на фактурата.

 

В частта РАЗХОД НА ГОРИВО има следните полета:

• Дата – записва се датата на използване на моторното превозно средство. Тази дата трябва да съвпада с показанията на пътния лист. Тоест тук се пренасят датите от пътния лист.
• Основание – Кратко пояснение за какво се е използвал автомобила – за транспорт, за командировка и т.н.
• Километраж начален – записва се началния километраж срещу всяка дата на ползване на автомобила.
• Изминати километри градско и извънградско – разстоянието, което е изминато – обикновено информация за това се взема от пътния лист.
• Километраж краен – крайната стойност на километража след като се добавят изминатите километри към началните.

Тази част обикновено съдържа формули, които улесняват собствениците при пресмятането на километрите и техния пренос. В повечето случаи те просто трябва да нанесат дестинацията, да напишат основанието за пътуването и броя километри.

Последната част на отчета на гориво ни дава информация за разхода на гориво за периода, изминатите общо километри и остатъка на гориво, като количество и стойност Тук се пресмята и средна стойност на изписаните количества гориво, която се формира като към началните стойности в началото на месеца се добавят закупените количества гориво и тяхното числово изражение.

Във формите предлагани от КОНТАБИЛ на нашите клиенти, всички тези изчисления се извършват автоматично, чрез предварително зададени формули, които целят да улеснят, работата, както на съставителите, така и на счетоводителите.

Попълването на отчета за гориво и на пътните листи коректно и правилно е от изключително значение за воденето на достоверна и точна отчетност, и признаването на разходите на фирмата по съответния законов ред. Ние от КОНТАБИЛ винаги сме насреща, за да предложим най-доброто обслужване и съдействие на своите клиенти.