Документи, с които работодателят е длъжен запознае ...

27.08.2020

Документи и нормативни актове, с които работодателят е длъжен запознае работниците и служителите при постъпването им на работа във фирмата

Постъпването на работа при условията на трудов договор е най-често срещания случай в практиката. С него възниква трудово-служебно правоотношение между работодател и работник, свързано с наемането на работната сила при определени условия. Въпреки, че като нормативен документ трудовия договор регламентира основните условия, то съществуват редица нормативни актове и разпоредби, с които работника трябва да е наясно. Част от тях са посочени в трудовия договор, други работодателя следва да му предостави в качеството си на такъв.

За голяма част от работодателите в България, особено собственици на малък семеен бизнес, всичко се изчерпва със сключването на трудовия договор. Макар че същия е основен документ, то работодателя трябва в изпълнение на законовите изисквания да осигури съответните нормативна актове пряко свързани с работата и да предостави възможност на работника да се запознае с тях, като в същото време удостовери с неговия подпис, че той наистина е запознат със съдържанието им.

Тези неща, които работодателите смятат за обичайна формалност, в определени случаи могат да се окажат решаващи, особено при възникване на трудово-правни спорове между тях и наетите лица. Отсъствието на писмено доказателство, че работника е запознат с определени нормативни актове или ако те изобщо не са му били предоставени, води до сложни казуси, които в повечето случаи завършват носят вреди на работодателите.

В следващите редове ще обърнем внимание на няколко основни вида нормативни документи, които работодателят трябва да има в своята фирмена документация. Те са нужни не само целите на проверките провеждани от Инспекция по труда, а също така и защото, чрез тях се премахват неясноти и допълват трудово-правните отношения възникващи между работодателя  и работника по такъв начин, че намалят риска от завеждане на съдебни дела, които биха били във вреда на фирмата.

 

Правилник за вътрешния трудов ред

Това е основен документ, който регламентира в детайли отношенията между работниците и служители. В преобладаващата си част този административен и нормативен документ е изработен на база на Кодекса на труда. По тази причина голяма част от работодателите смятат, че няма нужда да го представят на работниците и поддържат. Това е съществен пропуск и грешка, която би могла да коства много на работодателя. Обикновено, когато се стигне до трудово-правни спорове и подаване на оплаквания от работниците в Инспекцията по труда, едно от първите неща, които искат проверяващите е представяне на Правилника за вътрешния трудов ред и прилежащия документ, който удостоверява, че работника е запознат с него. Това обикновено става под формата на декларация, оформена в различен вид, в която обаче работника декларира собственоръчно със собствения си подпис, че е запознат с този правилник. Работодателят е длъжен да го предостави на работника, а той да удостовери с декларация и подписа си, че познава документа. Дали работника ще го прочете в детайли, или просто формално ще подпише тази декларация – както обикновено е случая в практиката няма значение. В мига, в който постави подписа си, той се съгласява с условията за работа във фирмата по начина, по който те са описани. И при бъдещи спорове, ако има претенции за нещо, за което е дал своето съгласие то шанса претенциите му да бъдат признати от съдебен орган е почти нищожен.

Макар работодателите често да пренебрегват съставянето на Правилник за вътрешния трудов ред или в краен случай при проверка да измислят набързо някакъв, то те трябва да имат предвид, че този документ в голяма степен може да защити техните права, като ги предпази от нежелани и неприятни правни спорове и последици.

 

Правила за ЗЗБУТ (Здравословни и безопасни условия на труд)

Това е друг важен документ, който като цяло работодателите подценяват. Дори и тези, чиято дейност е свързана с производство, строителство и ремонти, където обикновено могат да възникнат по-сериозни инциденти и работата има определени рискове, пропускат разработването на подобни правила. Много работодатели считат, че това е формалност и дори не предоставят при постъпването на работника да подпише декларация, че му е проведен инструктаж за безопасни и здравословни условия на труд. За самите работници – поне до настъпването на дадено събитие, при което те понасят вреда, тези документи изобщо не представляват интерес. Те са част от нужната документация, която обикновено стои някъде прибрана по папките и не касае пряко трудовото им възнаграждение. Когато обаче работника претърпи вреда при неспазване или нарушаване на правилата за ЗЗБУТ, той нерядко търси обезщетения от работодателя. И ако работодателят няма или не е поддържал нужните документи, от които става ясно какви безопасните условия на труд, които трябва  да спазва работника, и какви действия трябва да извършва за да опази здравето и живота си, то в тоя случай именно работодателя понася негативите.

Разбира се възможно е въпреки спазването на правилата на ЗЗБУТ и ползване на нужните предпазни съоръжения и средства да се случи авария или инцидент. Но подобен казус се третира вече по реда свързан с трудовите злополуки и при него не се счита, че са нарушени правилата на ЗЗБУТ.

Правилата за ЗЗБУТ са изключително важни за работодателя. Нужно е той да ги има в своя пакет от документи и да изисква от работника при постъпването му на работа да се запознае с тях, поради описаните причини.

 

Вътрешни правила за формиране на работната заплата

Това е още един от важните документи. Той също трябва да е достъпен за работника, особено ако той има съмнения относно начина, по който се формира работната заплата. Това важи в пълна сила за предприятия, които прилагат почасов режим, сменен с отчитане на дневен и нощен труд, извънреден труд. Тук се регламентират и процентните отношения, които работодателя следва да заплаща на работника в случай, че същия работи в празнични и почивни дни. Макар че водещия нормативен акт е Кодекса на труда, то работодателя във Вътрешни правила за формиране на работната заплата може да определи по-високи проценти на заплащане на този труд. Кодекса на труда определя минималните положения.

Подобно на другите споменати по-горе документи Вътрешни правила за формиране на работната заплата е още един инструмент за защита на работодателя, с който той може да прекрати в зародиш, или да намали негативния ефект от възникнали правни спорове и обжалвания от страна на работника.

 

Длъжностна характеристика

По правило длъжностната характеристика се предоставя на работника  при подписването на договора. В нея са посочени ясно и конкретно правата и задълженията на работника. Тъй като изготвянето и обикновено отнема много време, работодателите или я пропускат, или добавят впоследствие, като нещо маловажно, на което не бива да се отдава такова значение. Всъщност длъжностната характеристика, ако не е изготвена добре може да се превърне в препъни камък за работодателя. Особено за специфични дейности и професии. Работодателите като правило предпочитат за по-лесно да използват готови образци на длъжностни характеристики към които внасят съвсем леки  промени. По този начин се спестява време, но не винаги това е от полза за страните. Връчването на длъжностната характеристика изисква работника да я прочете и след това да  се подпише, като в случай , че има определени съображения следва да ги каже на работодателя или упълномощеното от него лице, което го представлява.

Една длъжностна характеристика следва да се изготви внимателно от работодателя, така че да не се стигне до ситуация, в която работника позовавайки се на написаното в длъжностната характеристика да откаже да извърши възложена работа. Този на пръв поглед формален документ, често се използва като доказателство за определени права и задължения при  възникване на трудово-правни спорове.

Специфични нормативни актове свързани с дейността на предприятието и регламентиращи определени положения -  вътрешни инструкции, наредби и други.

Работникът трябва да ги познава, особено ако от него се изисква спазването им. В същото време работодателят не може своеволно да въвежда определени нормативни документи без да ги представя на работниците, тъй като това противоречи на законовите норми и го прави уязвим в случай на съдебен спор.

Нормативната база макар и разглеждана в голяма степен, като чиста формалност, която утежнява работата на предприятието, в същото време е важна част от неговата документация. Доброто функциониране и избягване на излишни юридически казуси и спорове се свързва с максимално разработена и добре поддържана база от вътрешно фирмени нормативни актове и процедури.

Счетоводна кантора Контабил предлага най-добрите решения на своите клиенти и е винаги насреща, за да окаже административно и документално съдействие, така че дейността им да не е възпрепятствана от чисто административни и технически пречки.